Jakarta (UNAS) – Rabu, 19 Februari 2025, telah dilaksanakan rapat fiksasi proposal yang bertujuan untuk mengevaluasi dan menyusun rencana kegiatan mentoring digital. Rapat ini membahas berbagai aspek krusial guna memastikan program mentoring berjalan dengan lancar dan efektif. Salah satu fokus utama dalam pertemuan ini adalah penyusunan proposal, Rencana Pembelajaran Semester (RPS), serta kalender kerja. Tanggal pelaksanaan mentoring harus disesuaikan dengan kalender akademik agar tidak berbenturan dengan jadwal perkuliahan peserta. Selain itu, jadwal peserta dan mentor juga perlu diatur menyesuaikan dengan Kartu Rencana Studi (KRS) masing-masing, sehingga tidak mengganggu aktivitas akademik lainnya.
Dalam praktik produksi video oleh Divisi Teknologi Digital, pembahasan lebih rinci dilakukan terkait dengan penilaian yang mencakup 50% dari total skor. Kejelasan dalam kriteria penilaian ini penting untuk memastikan transparansi serta memberikan pemahaman yang lebih baik kepada peserta. Selain itu, struktur keanggotaan Humas juga menjadi perhatian dalam rapat ini, terutama untuk menghindari adanya tumpang tindih tugas. Berdasarkan saran dari Pak Martin, struktur organisasi perlu disesuaikan mengingat Andhika telah ditunjuk sebagai Koordinator CDI. Keputusan ini diambil agar setiap anggota memiliki tanggung jawab yang jelas serta dapat bekerja lebih efisien sesuai dengan bidangnya masing-masing.
Beberapa langkah administratif juga telah disepakati dalam rapat ini. File Tupoksi akan dikirimkan kepada Pak Martin melalui grup WhatsApp CDI sebagai referensi tambahan dalam penyusunan tugas tim. Bab Lampiran dalam dokumen proposal akan dikoreksi oleh Kak Shafa sebelum diserahkan kepada pihak terkait. Dalam proses wawancara peserta, jeda waktu 1-2 hari akan diberikan sebelum laporan dikirimkan ke Biromawa guna memastikan semua informasi terdokumentasi dengan baik. Pendaftaran peserta akan dilakukan sepenuhnya melalui Google Form tanpa menggunakan formulir fisik untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan data. Pengisian alamat dalam formulir akan dibuat lebih terstruktur dengan mencantumkan RT, RW, Kecamatan, dan Kelurahan agar lebih jelas. Selain itu, sebagai langkah peningkatan disiplin, peserta dan mentor yang terlambat diwajibkan membuat konten TikTok sebagai bentuk kontribusi terhadap program mentoring. Dengan adanya berbagai strategi ini, diharapkan program mentoring digital dapat berjalan lebih terstruktur, transparan, dan efisien demi kelancaran serta kesuksesan kegiatan ke depan.